Les six étapes de préparation
- Relever le périmètre et l'échéance communiqués pour votre audit.
- Relire le précédent rapport et les actions engagées depuis.
- Recenser les changements : offre, équipe, partenaires, sites et modalités.
- Choisir des exemples récents de prestations réellement réalisées.
- Vérifier la cohérence entre pratique, document et trace de mise en œuvre.
- Prioriser les actions restantes et identifier leur responsable.
Cette liste est une méthode de préparation. Elle ne remplace ni les textes applicables ni la définition du périmètre par le certificateur.
Que faut-il examiner depuis le dernier audit ?
Une procédure conservée depuis la certification ne décrit pas nécessairement votre fonctionnement actuel. Un nouvel intervenant, une offre à distance ou un partenariat peuvent modifier les responsabilités et les preuves disponibles.
Offre, publics et organisation
Comparez les prestations présentées au public avec celles qui sont réalisées. Vérifiez comment les besoins sont recueillis, comment un parcours est adapté et comment les résultats sont retrouvés. Identifiez les changements de personnes ou d'outils qui ont pu interrompre le suivi.
Actions et décisions qualité
Reprenez vos décisions : une action a-t-elle été menée, par qui et avec quel résultat ? Un tableau rempli ne suffit pas si personne ne peut expliquer son utilisation. Une action non terminée doit rester identifiable, avec une suite définie.
Quelles preuves préparer ?
Partez d'une prestation récente et suivez son déroulement : information, recueil du besoin, adaptation éventuelle, réalisation, évaluation et retour. Réunissez les éléments qui permettent de comprendre ce parcours, sans constituer une collection de modèles vierges.
Pour chaque élément, demandez : à quelle situation correspond-il, qui l'a produit et quelle décision permet-il de comprendre ? Consultez notre guide des preuves Qualiopi.
Exemple pédagogique : une nouvelle formation à distance
Cet exemple est fictif. Un organisme a remplacé une séquence présentielle par une séquence à distance. Son programme a été modifié, mais l'équipe ne sait pas retrouver les informations d'accès ni le suivi d'une difficulté technique.
La préparation consiste à examiner ce qui a été communiqué, l'aide réellement disponible et la façon dont la difficulté a été traitée. Créer rétroactivement une preuve qui n'existait pas serait trompeur ; il faut décrire la situation, corriger l'organisation et vérifier son fonctionnement sur les prestations suivantes.
Surveillance, audit blanc et suivi qualité : quelles différences ?
La surveillance relève du cycle de certification. L'audit blanc est une simulation préparatoire sur un périmètre convenu. Le suivi qualité est un travail récurrent de votre organisme, qui peut être accompagné. Ces trois activités n'ont ni le même rôle ni la même portée.
Préparer la surveillance avec QUALIBOX · Comprendre l'audit blanc.
Adapter la préparation à votre catégorie
Une action de formation, un parcours d'apprentissage, un bilan de compétences et un accompagnement VAE ne se déroulent pas de la même façon. Sélectionnez des exemples correspondant aux catégories effectivement concernées ; ne recopiez pas une liste conçue pour une autre activité.
Télécharger la checklist de préparation
Télécharger la checklist vierge de surveillance (CSV). Ouvrez-la dans Excel, LibreOffice ou votre tableur, avec le point-virgule comme séparateur si nécessaire.
Créez une ligne par changement ou point à examiner. Indiquez l'élément déjà disponible, l'action restante, un responsable et une échéance interne. En réunion, examinez d'abord les actions qui empêchent d'expliquer une pratique réelle. Le statut « terminé » doit correspondre à une vérification, pas seulement à la création d'un document.
Le fichier est un outil d'organisation vierge : il ne détermine pas le périmètre officiel de votre audit ni ses délais.
Références et périmètre
Pour déterminer les exigences et modalités applicables, consultez les ressources du ministère chargé du Travail sur Qualiopi, les textes sur Légifrance et les éléments communiqués par votre certificateur. Ce guide propose une méthode de préparation ; il ne fixe pas de délai universel de surveillance.